Personvernerklæring for Prima-konsernet

Ditt personvern¹ er viktig for Prima-konsernet, og vi er opptatt av å verne om person-opplysningers² integritet³, tilgjengelighet⁴ og konfidensialitet⁵. All behandling⁶ av person-opplysninger i Prima-konsernet skal følge det til enhver tid gjeldende personvernregelverket, herunder GDPR og personopplysningsloven.

Denne personvernerklæringen gir utfyllende opplysninger om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan opplysningene samles inn og beskyttes og hvilke rettigheter du har dersom personopplysninger om deg er registrert hos oss.

Behandlingsansvarlig⁷

Prima-konsernet består av Prima AS, Prima Arena AS og Prima Holding Trondheim AS.

Det er delt behandlingsansvar i Prima-konsernet som reguleres gjennom interne databehandleravtaler⁸. Personopplysninger knyttet til personaladministrasjon administreres av Prima Holding Trondheim AS.

Hovedansvaret for den daglige oppfølgningen av personvernregelverket ligger hos de enkelte daglige ledere i de 3 selskapene.

Der Prima-konsernet er databehandler⁹ er det behandlingsansvarlig som bestemmer formålet¹⁰ med behandlingen av personopplysningene. Forholdet mellom behandlingsansvarlig og databehandler reguleres i databehandleravtaler.

Vår behandling av personopplysninger

Prima-konsernet behandler personopplysninger til følgende hovedformål:

• Behandling av personopplysninger som ledd i tiltaksadministrering
  Personopplysninger som behandles er avhengig av tiltak, men er blant annet personalia, opplysninger om tiltak, utdanning, arbeidsforhold og opplysninger om helse.Prima-konsernet vil i disse oppdragene som hovedregel være databehandler og inngår følgelig databehandleravtale med oppdragsgiver som behandlingsansvarlig. Databehandleravtalen vil sette rammene for Prima-konsernets behandling av personopplysninger. Sikkerhetstiltak og slettefrist for behandlingen fremkommer av den konkrete databehandleravtalen.

• Behandling av personopplysninger som ledd i personaladministrasjon
  Prima-konsernet behandler personopplysninger om ansatte og for å administrere lønn og arbeidsforhold. Personopplysningene som behandles i denne forbindelse er blant annet personalia, utdanning/stilling, lønnsopplysninger, skatteprosent, lønnstrekk, evalueringer, fraværsregistrering og arbeidsavtaler. Det kan i særtilfeller også oppbevares opplysninger om pårørende, samt helseopplysninger.

Behandlingsgrunnlaget er basert på at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte¹¹ er part i eller hjemlet i lov.

Dersom du søker jobb hos oss trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Personopplysninger som behandles i forbindelse med rekruttering er blant annet personalia og jobb- og utdanningsdetaljer.

Behandlingsgrunnlaget er basert på at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den det gjelder er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse.

• Behandling av personopplysninger ifm markedsføring og bruk av konsernets nettsteder
  Ved henvendelser via våre nettsider vil du måtte oppgi kontaktinformasjon som navn, telefon og e-postadresse. Vi vil kun behandle de opplysninger som er nødvendige for å kunne levere produktet og/eller tjenesten som er etterspurt.

Behandlingsgrunnlaget for dette er at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den det gjelder er part i.

• Behandling av personopplysninger ifm kunde- og leverandøropplysninger
  Prima-konsernet behandler personopplysninger hos eksisterende og potensielle kunder og leverandører for markedsføring, salg, administrasjon, dokumentasjon og oppfølgning. Kontaktinformasjon som behandles er for eksempel navn på kontaktperson, e-postadresse, telefonnummer og stillingstittel.

Behandlingsgrunnlaget for dette er at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i. Vi lagrer og utleverer opplysninger også der vi har en rettslig forpliktelse til det, for eksempel etter bokføringsloven og skatteforvaltningsloven. Behandlingen av personopplysninger er også basert på vår berettigede interesse som består i behovet for å selge og kjøpe varer og tjenester.

Det er frivillig for kontaktpersoner om de vil gi oss kontaktopplysninger, men av og til er det en forutsetning for å inngå avtale at vi mottar de opplysningene vi trenger. Prima-konsernet vil kun behandle de opplysninger som er nødvendige for å kunne levere produktet og/eller tjenesten som er etterspurt.

• Behandling av personopplysninger i barnehagen
  Prima-konsernet behandler kun de personopplysninger om barn og foresatte som er
  nødvendige for å kunne gi et forsvarlig barnehagetilbud samt omsorg for barna.
  Opplysninger som behandles er kontaktinformasjon som for eksempel navn på barn og
  foresatte, adresse, fødselsdato, telefonnummer og e-postadresse. Det behandles også
  opplysninger om barnets utvikling, opplysninger om barnets helse som for eksempel evt.
  diettinstruks/allergi, opplysninger om barnets religion, samt informasjon i forbindelse med
  betaling og tilskudd. Der det er mottatt skriftlig samtykke fra barnets foresatte kan også bilder behandles.Behandlingsgrunnlaget er avtalen om barnehageplass. Behandling av personopplysninger ut over dette skal baseres på eksplisitt samtykke fra foresatte. Vi lagrer og utleverer
  opplysninger der vi har en rettslig forpliktelse til det, for eksempel etter barnehageloven og skatteloven.For de tilfeller foresatte ikke aksepterer å gi nødvendige personopplysninger som barnehagen anser som nødvendig, kan konsekvensen bli at barnehageplassen opphører.

Bruk av andre databehandlere

Prima-konsernet inngår databehandleravtale med alle virksomheter som behandler personopplysninger på vegne av oss. Ved bruk av underdatabehandlere bekrefter vi at disse pålegges samme forpliktelser med hensyn til vern og bruk av personopplysninger og andre kundedata som Prima-konsernet.

Dine personopplysninger vil kun bli delt med andre i den grad det er nødvendig for å levere de relevante tjenester og kun hvor det foreligger databehandleravtaler eller etter krav fra offentlige myndigheter.

Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine?

Personopplysninger vil ikke bli lagret lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen eller lovpålagte plikter vi har.

Videre vil vi slette personopplysninger om deg dersom du ber oss om det, med mindre vi har et rettslig grunnlag eller en lovpålagt plikt til å oppbevare personopplysningene videre.

Hvor lagres dine personopplysninger?

Konsernets egne data lagres lokalt på servere i Norge og i Irland (Microsoft og Amazon AWS) avhengig av sensitivitetsgrad. Lagring av data av underleverandører/databehandlere reguleres i databehandleravtaler og det stilles krav til at alle leverandører tilfredsstiller kravene i GDPR.

Dine rettigheter

• Retten til innsyn
  Du har krav på å få informasjon om behandlingen av personopplysninger om deg selv. Herunder hvilke personopplysninger som behandles, formålene bak behandlingen, mottaker av opplysningene, hvor opplysningene evt er samlet inn fra og forventet lagringstid.
• Retten til korrigering eller sletting
  Du har rett til å få uriktige eller mangelfulle opplysninger om deg selv rettet. Du har også rett til å få opplysninger slettet når opplysningene ikke lenger anses nødvendige for å oppnå formålet de ble samlet inn for, eller dersom behandlingen baserer seg på ditt samtykke og du trekker dette tilbake. Behandlingen vil være nødvendig dersom den er lovpålagt.
• Retten til begrensning av behandlingen som gjelder deg selv
  Om du har rett til å få en begrensing i behandlingen av personopplysningene vil opplysningene bli lagret, men kan i utgangspunktet ikke behandles uten eksplisitt samtykke. Du har krav på å bli informert hvis begrensning oppheves.
• Retten til å protestere mot behandlingen
  Du kan motsette deg behandling av personopplysninger, konsernet vil da fryse behandlingen av opplysningene frem til avklaring, med unntak av behov for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav eller for å verne en annen persons rettigheter. Du kan og motsette deg sletting av opplysninger dersom det er nødvendig for evt. rettskrav.

• Retten til dataportabilitet
  Du har rett til å få utlevert personopplysningene dine i et hensiktsmessig format til videre og personlig bruk, samt flytte, kopiere eller overføre personopplysningene dine fra en virksomhet til en annen. Personopplysningene du ønsker å få utlevert må være samlet inn av konsernet på bakgrunn av samtykke eller kontrakt.

Videre kan du til enhver tid trekke tilbake eventuelle samtykker til behandling av dine personopplysninger.

Du har også rett til ikke å være gjenstand for en avgjørelse som utelukkende er basert på automatisert behandling som har rettsvirkning for, eller på tilsvarende måte i betydelig grad, påvirker deg.

Det er kun i tilfeller der Prima-konsernet er behandlingsansvarlig at vi kan forvalte dine rettigheter, i de tilfeller hvor konsernet er databehandler må krav om utøvelse av disse rettighetene rettes til behandlingsansvarlig.

Spørsmål eller anmodninger om innsyn, retting og sletting av opplysninger som er registrert om deg kan rettes til personvernombud@prima-as.no eller til Prima Holding Trondheim AS v/personvernombudet, Idrettsveien 2, 7072 Heimdal.

Personvernombud

Prima-konsernet har eget personvernombud som bistår med veiledning slik at personopplysninger blir behandlet i tråd med regelverket.

Har du generelle spørsmål eller innsigelser til Prima-konsernets behandling av personopplysninger kontakt personvernombud@prima-as.no.

Dersom du mener at vi behandler personopplysninger i strid med lovverket kan du rette en klage til Datatilsynet (post@datatilsynet.no).

 Fotnoter

¹⁾ Personvern er retten til et privatliv og retten til å bestemme over egne personopplysninger.

²⁾ Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.

³⁾ Integritet – sikre at personopplysninger ikke blir endret utilsiktet eller av uvedkommende.

⁴⁾ Tilgjengelighet – personopplysninger skal være tilgjengelig for det formålet de er tiltenkt.

⁵⁾ Konfidensialitet – personopplysninger er sikret mot at uvedkommende får tilgang til dem.

⁶⁾ Behandling av personopplysninger – all bruk av personopplysninger, slik som innsamling,
registrering, sammenstilling, lagring og utlevering, eller en kombinasjon av slike
bruksmåter.

⁷⁾ Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av person-
opplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes.

⁸⁾ Databehandleravtale er en avtale mellom databehandler og behandlingsansvarlig som skal
sikre at personopplysninger blir behandlet i samsvar med regelverket og setter en ramme for
hvordan databehandler kan behandle opplysningene.

⁹⁾ Databehandler er den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlings-
ansvarlige.

¹⁰⁾ Ethvert formål med behandling av personopplysninger skal identifiseres og beskrives
presist. Alle formål skal være forklart på en måte som gjør at alle berørte har samme
entydige forståelse av hva personopplysningene skal brukes til. At formålet skal være
legitimt innebærer at det i tillegg til å ha et rettslig grunnlag også skal være i samsvar med
øvrige etiske og rettslige samfunnsnormer.

¹¹⁾ Den registrerte er enkeltpersonen som de lagrede opplysningene kan knyttes til.