Personvern og cookies

1. Behandlingsansvarlig

Prima AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles gjennom Primashop.no.

• Organisasjonsnummer: 964 652 988
• Adresse: Idrettsveien 2, 7072 Heimdal
• E-post: post@primashop.no
• Telefon: 72 89 43 00

Er du kontaktperson, bestiller eller mottaker hos en bedriftskunde, gjelder erklæringen også for opplysninger vi behandler om deg i forbindelse med kundeforholdet.

2. Hvilke opplysninger vi behandler

Kunde- og kontaktopplysninger

Navn, firmanavn, organisasjonsnummer, avdeling, e-postadresse, telefonnummer, kundenummer og opplysninger om hvem som kan bestille eller administrere kontoen.

Faktura- og leveringsopplysninger

Fakturaadresse, faktura-e-post, EHF-opplysninger, bestillerreferanse, kostnadssted, leveringsadresse, etasje, inngang, leveringsinstruksjoner og andre opplysninger som er nødvendige for korrekt fakturering og levering.

Ordre- og abonnementsopplysninger

Produkter, antall, priser, rabatter, merverdiavgift, leveringsdag, leveringsfrekvens, tillegg, ønskede innholdsjusteringer, pauser, endringer, gjennomførte leveranser, ordrestatus, krediteringer og historikk. Produktvalg som «uten epler» behandles som en varepreferanse. Ikke oppgi helseopplysninger eller andre sensitive opplysninger i fritekstfelt.

Fakturering og regnskap

Betalingsmåte, betalingsstatus, fakturagrunnlag, transaksjonsreferanser og opplysninger som kreves for regnskap og kontroll. Nettbutikken bruker fakturering for den beskrevne ordreflyten.

Kommunikasjon og kundeservice

Henvendelser, e-post, meldinger, tilbud, reklamasjoner, samtykker og notater som er nødvendige for å følge opp kundeforholdet.

Opplysninger du må gi

Kontaktopplysninger, fakturainformasjon og leveringsadresse som etterspørres som obligatoriske i skjemaene, er nødvendige for å behandle registreringen eller bestillingen. Uten disse opplysningene kan vi ikke opprette kundekontoen eller gjennomføre kjøpet og leveringen. Valgfrie referanser og merknader er frivillige. Ikke oppgi personlige adgangskoder eller andre sensitive opplysninger i leveringsmerknader.

Tekniske opplysninger

IP-adresse, enhets- og nettleserinformasjon, innloggings- og sikkerhetslogger, cookie-ID, samtykke-ID og informasjon om hvordan nettstedet brukes. Google Tag Manager er aktivert med Google Analytics og Google Ads. Samtykkevalgene styrer lagring og bruk av analyse- og annonsecookies via Google Consent Mode v2.

5. Systemer og mottakere

Prima AS bestemmer formålet med behandlingen og har ansvaret for personopplysningene. Tilgang internt gis til medarbeidere som trenger opplysningene for kundebehandling, pakking, utkjøring eller regnskap.

Nettbutikk og drift

Vi bruker WordPress og WooCommerce til kundekontoer, bestillinger og abonnementer. Dette er programvaren i nettbutikken. Webhuset AS leverer webhotell og lagring av nettstedet og databasen, og behandler opplysninger som inngår i driften.

Ordreoverføring og logistikk

WooCommerce er hovedsystem for ordre og fakturagrunnlag. Airtable brukes av fruktavdelingen til logistikk, pakking og utkjøring. Ved overføring til fruktavdelingens arbeidslister inngår leveranse- og ordrenøkler, kunde- og avtale-ID, kundenavn, firma og leveringssted, kontaktperson og telefon når dette er oppgitt, leveringsadresse, dato, kjørerute og ruteuke, produkt, mengde, varetilpasninger, tillegg og nødvendige leveringsinstruksjoner. Ordrelinjen inneholder også pris og merverdiavgift. Kundens e-postadresse og betalingskortopplysninger inngår ikke i denne overføringen. Den klargjorte fruktflyten bruker Zapier mellom WooCommerce og Airtable. Bare fullstendige leveringsordrer fra godkjente, aktiverte avtaler overføres. Overføringskvitteringer og entydige leveranse- og ordrenøkler brukes for å kontrollere at arbeidslistene er oppdatert. Flyten tas i bruk først etter verifisert integrasjon og særskilt leveringsaktivering.

Kundenavn og leveringsadresse kan være personopplysninger, også når bestillingen gjelder en bedrift. Et ordrenummer kan knyttes til en kunde og behandles derfor som en del av ordreopplysningene.

Regnskap

Ferdigbehandlede ordrer overføres til Visma Business for regnskapsføring. Regnskapsføreren får tilgang til kunde- og fakturaopplysningene som trengs for fakturering, bokføring og økonomioppfølging. Overgang til Xledger er planlagt etter nyttår 2027. Vi oppdaterer informasjonen når Xledger tas i bruk.

E-post og nettsidetjenester

Elementor Site Mailer er nettstedets eksisterende e-posttransport og behandler mottakeradresser, meldingsinnhold og nødvendig informasjon om levering av kontobekreftelser og ordremeldinger. E-postsystemet behandler også kundehenvendelser. MailPoet brukes til administrasjon av nyhetsbrev. Agent A Cookie Consent brukes til samtykkekontroller på nettstedet. Skrifttypene Poppins, Montserrat og Roboto leveres som lokale filer fra nettstedet.

Vi utleverer opplysninger til offentlige myndigheter når loven krever det. Databehandlere som handler på våre vegne, skal være regulert av databehandleravtaler. Andre mottakere kan ha selvstendig behandlingsansvar for sin behandling.

Behandling utenfor EØS

Airtable og Zapier er amerikanske leverandører. Bruken av tjenestene innebærer at opplysningene som er beskrevet ovenfor, kan behandles i USA. Underleverandører og tjenester for e-post, samtykkestyring kan også behandle tekniske opplysninger utenfor EØS.

Zapier oppgir EU–US Data Privacy Framework som grunnlag for mottak av europeiske opplysninger i USA, og EUs standard personvernbestemmelser som alternativ der rammeverket ikke dekker overføringen. Airtables databehandleravtale inneholder EUs standard personvernbestemmelser. Disse leverandørvilkårene er tilgjengelige i Zapiers databehandleravtale og Airtables databehandleravtale.

Kontakt oss for informasjon om overføringsgrunnlaget som gjelder for dine opplysninger og hvordan du får en kopi av relevante garantier.

6. Hvor lenge vi lagrer opplysningene

Følgende slettefrister gjelder for opplysninger vi administrerer i nettbutikk, kundebehandling og logistikk:

• Kundekonto og kontaktopplysninger: mens kundeforholdet er aktivt og i inntil tre år etter at det er avsluttet. Opplysninger som ikke lenger er relevante, rettes eller slettes tidligere.
• Kundekorrespondanse: mens saken behandles og i inntil tre år etter at saken er avsluttet.
• Detaljerte logistikkopplysninger: i inntil tolv måneder etter levering. Dette gjelder også logistikkopplysninger i Airtable. Dokumentasjon som må beholdes til bokføring, oppbevares separat etter reglene nedenfor.
• Innloggings- og sikkerhetslogger: i inntil 90 dager. Opplysninger om en konkret sikkerhetshendelse kan beholdes så lenge hendelsen undersøkes og følges opp.
• Ordre-, faktura- og regnskapsdokumentasjon som er oppbevaringspliktig: normalt fem år etter regnskapsårets slutt for primærdokumentasjon. Andre lovpålagte frister gjelder der regelverket krever det.
• Nyhetsbrev: til du melder deg av eller trekker samtykket tilbake. Begrensede opplysninger om reservasjonen beholdes for å hindre at du legges til igjen. Dokumentasjon på tidligere samtykke beholdes bare når det er nødvendig for å dokumentere lovlig utsending.
• Informasjonskapsler: etter levetiden for den enkelte informasjonskapselen i cookie-oversikten. Informasjonskapsler som bare gjelder en økt, utløper når økten avsluttes.

Ved en pågående tvist eller et konkret rettskrav beholder vi bare opplysningene som er nødvendige for å avklare saken, til saken og relevante frister er avsluttet. Lovpålagt regnskapsdokumentasjon slettes ikke som følge av at en kundekonto slettes.

Slettefrister gjelder også kopier vi administrerer hos databehandlere. Sikkerhetskopier slettes gjennom leverandørens ordinære rotasjon. Hvis en sikkerhetskopi gjenopprettes, skal tidligere slettekrav gjennomføres på nytt.

7. Sikkerhet

Vi begrenser tilgang til personer og leverandører som trenger opplysningene til arbeidet sitt. Nettbutikken bruker kryptert forbindelse. Tilgangsstyring, vedlikehold og sikkerhetskopiering inngår i arbeidet med å beskytte opplysningene mot uautorisert tilgang, tap og endringer.